Besluit  GRD - Gemeenteraad

Na een evaluatie van de retributie voor deelname aan sportactiviteiten en jeugdcultuurkampen alsook van de retributie opvang voor en na sport- en jeugdcultuurkampen lijkt het aangewezen enkele veranderingen en vereenvoudigingen door te voeren. De vorige reglementen zijn verouderd en niet meer aangepast aan de huidige werking van de gemeentelijke dienst Vrije Tijd.

Hoofddoel is een retributie toe te passen die transparant is voor de burger en tevens zorgt voor vereenvoudiging van de gemeentelijke dienstverlening.

• BD-23: Komen tot een kindvriendelijke leefomgeving.
• A-23.01.02: Aanbod creëren van jeugdculturele activiteiten.
• BD-22: Sportbeleving verhogen.
• AP-22.02: Sportaanbod voor verschillende doelgroepen aantrekkelijker maken.
• Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2019, meer bepaald artikel 40 §3.
• De beslissing van de gemeenteraad van 18 april 2013 waarbij de retributie opvang voor en na sportkampen en/of speelpleinwerking werd goedgekeurd.
  
• De beslissing van de gemeenteraad van 18 april 2013 waarbij de retributie voor deelname aan sportactiviteiten werd goedgekeurd.
  
• De beslissing van de gemeenteraad van 20 februari 2014 waarbij het retributiereglement voor deelname aan jeugdcultuurkampen werd goedgekeurd.
  

Er wordt voorgesteld om het reglement als volgt te wijzigen: 

Prijzen

De retributie voor sportactiviteiten en jeugdculturele activiteiten zou moeten worden aangepast gezien de stijgende kostprijs voor de gemeente maar tegelijk stellen we voor deze niet te sterk te verhogen omdat dit aanbod aanzien wordt als quasi het enige opvangaanbod in de gemeente.

De dienst Vrije Tijd maakt een onderscheid tussen de kampen op basis van extra activiteiten. Hierbij denken we aan kampen met een daguitstap met de bus of een uitstap naar het sportcentrum De Boerekreek of het survivalparcours of bijvoorbeeld gebruik van speciale materialen.

De diensten Sport en Jeugd bieden beide kampen aan. Dienst Sport biedt 'halve dag kampen' aan, voor de dienst Jeugd is dit niet van toepassing. De Dienst Jeugd zet naast kampen ook in op workshops, die steeds als 'halve dag activiteit' worden aangeboden.

Er worden geen kortingstarieven voorgesteld aangezien de tarieven sowieso al niet hoog zijn. Enkel kortingen via UiTPAS zijn opgenomen (kansentarief of punten sparen).

Vergelijking oude en nieuwe prijzen van jeugd-culturele activiteiten:

	Oude retributie	Prijs activiteit	Prijs opvang	Nieuwe totaalprijs
Themakamp volledige dag	€ 12	€ 12	€ 3 opvang	€ 15
Themakamp met extra activiteit of opstartkosten	€ 15/dag	€ 17/dag	€ 3 opvang	€ 20
Workshop - halve dag	n.v.t.	€ 8	Geen opvang	€ 8

Vergelijking oude en nieuwe prijzen van sportactiviteiten:

De jaarkalender en bijhorende tarieven worden jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd ter goedkeuring.

De retributie is verschuldigd door de persoon die instaat voor de opvoeding van het kind of door de persoon die aan de activiteit deelneemt.

Betaling en inschrijving

Betalingen en inschrijvingen gebeuren enkel en alleen via het online boekingssysteem. Indien nodig kan beroep gedaan worden op de medewerkers van de Dienst Vrije Tijd rol als balie voor online module.

Terugbetaling

In het verleden was het zo dat een terugbetaling van de retributie voor sport- en jeugdculturele activiteiten kon mits het voorleggen van een medisch attest. Door het in voege gaan van het online boekingssysteem betekende dit dat de gemeente steeds alle administratieve kosten van deze boeking voor zijn rekening nam. Het lijkt dan ook alleen maar aangewezen in een veranderend retributiereglement deze administratieve kosten in het geval van een terugbetaling door te rekenen aan de klant.

Er kan een terugbetaling voorzien worden mits voorleggen van een medisch attest. Hierbij dient de administratiekost steeds betaald te worden.

Er kan ook een terugbetaling plaatsvinden zonder medisch attest op voorwaarde dat dit schriftelijk wordt gemeld aan de dienst Vrije Tijd, 15 werkdagen op voorhand en op basis van gegronde reden én na goedkeuring door de dienst Vrije Tijd.

Er is eveneens een module opgenomen waarbij de dienst Vrije Tijd zelf kan annuleren en waarbij dan ook de administratieve kosten terugbetaald worden.

Voorstel nieuwe retributie voor terugbetaling en enkel na schriftelijke annulatie:

Tijdstip annulering	Annulering door klant	Annulering door de Dienst Vrije Tijd**
Vóór aanvang	Volledige terugbetaling van de retributie verminderd met administratiekosten* mits geldig medisch attest.	Volledige terugbetaling van de retributie.
Op de eerste dag mits doktersattest	Terugbetaling verminderd met één dag en administratiekosten*, mits geldig medisch attest.	Volledige terugbetaling van de retributie.
Vanaf de tweede dag	Terugbetaling naar rato van het aantal geschrapte en begonnen dagen verminderd met  administratiekosten* mits geldig medisch attest.	Volledige terugbetaling naar rato van het aantal geschrapte dagen.

* De administratiekost van € 8 wordt steeds in rekening gebracht bij terugbetaling (tenzij bij annulering door de Dienst Vrije Tijd).

De administratiekost voor online reservaties zit verwerkt in de prijs voor de aanbieder.

Overzicht terugbetaling retributie zonder medisch attest:

Annuleren bij de Dienst Vrije Tijd is mogelijk:

• mits schriftelijke motivatie;
• minstens 15 werkdagen voor aanvang van de activiteit;
• wegens gegronde reden en na goedkeuring door de Dienst Vrije Tijd.

Externe activiteiten en evenementen

Tickets aangekocht door gemeente Sint-Laureins in het kader van een activiteit of uitstap bij een externe organisatie kunnen nooit worden terugbetaald. Een voorbeeld hiervan is een uitstap naar Popeiland waarbij de dienst Jeugd het busvervoer organiseert en de tickets op voorhand aankoopt voor de aangemelde deelnemers.

Voorstel tot schrapping

Artikel 94 van het gemeentedecreet wegens overbodig. De inschrijving en betaling verloopt volledig via het online boekingssysteem waardoor dit artikel verwaarloosbaar is. Anderzijds hebben we wel voorzien dat de burger terecht kan op de Dienst Vrije tijd bij moeilijkheden met het online aanmelden of betalen. Dienst Vrije tijd meldt op dat moment eveneens aan in het online boekingssysteem via 'balie rol'.

Voorstel tot toevoeging

De jeugd- en sportdienst hopen ook door de retributie voor opvang voor en na sportkampen, jeugdcultuurkampen, aan te passen het volledige concept gebruiksvriendelijker te maken voor ouders. Vroeger werd de opvang berekend aan € 0,50 per kwartier. Bij inschrijving werd bevraagd welke momenten het kind aanwezig zal zijn in de opvang en op die manier doorgerekend aan de ouder bij afrekenen van het kamp. Het is veel voorkomend dat kinderen meer of minder aanwezig zijn in de opvang wat voor extra administratie zorgt naar facturatie toe.

In het nieuwe reglement is er voor gekozen om de prijs voor de opvang onmiddellijk te verrekenen in de totaalprijs van de activiteit. Dit zorgt voor vereenvoudiging voor de gemeentelijke diensten en dienstverlening. Er wordt een vast bedrag gehanteerd voor de opvang, namelijk € 2 voor een halve dag en € 3 voor een volledige dag. In het overzicht (tabel) wordt weergegeven voor welke activiteit opvang voorzien wordt.

Na aanmelden voor de opvang via opvolgvragen tijdens het inschrijven in het online systeem kunnen deelnemers/kinderen terecht in de opvang. De opvang wordt voorzien van 7.00 tot 9.30 uur en van 16.00 tot 18.00 uur.

Voorstel om voorlopig geen hoge prijsstijgingen door te voeren in afwachting van een bijkomend opvanginitiatief.

Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2023. De retributiereglementen van 18 april 2013 en 20 februari 2014 worden opgeheven:

• Retributie voor deelname aan sportactiviteiten van 18 april 2013.
  

• Retributiereglement voor deelname aan jeugdcultuurkampen van 20 februari 2014.

• Retributie opvang voor en na sportkampen en/of speelpleinwerking van 18 april 2013. Voor het gedeelte 'Opvang voor en na de speelpleinwerking' zal een nieuw retributiereglement opgesteld worden.