De gemeenteraad gaat akkoord met de aankoop van de notuleringssoftware voor de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn, via het raamcontract Realdolmen van stad Brugge.
Sinds het decreet lokaal bestuur in voege is getreden, wordt voor de gemeente- en OCMW-raad zowel de notulen als een zittingsverslag opgemaakt.
De notulen bevatten alle beslissingen en de resultaten van stemmingen. De notulen zijn publicatieplichtige stukken en moeten dus verplicht op de website geplaatst worden.
De zittingsverslagen bevatten de essentie van de tussenkomsten en de mondelinge en schriftelijke gestelde vragen en antwoorden. De gemeenteraad kan kiezen om het zittingsverslag te vervangen door audio of audiovisuele opname. In dit geval is een geschreven versie geen vereist meer.
Tijdens de COVID-19-pandemie was het digitale gegeven niet meer weg te denken.
Binnen ons bestuur wordt het zittingsverslag volledig letterlijk uitgetypt. Dit is een zeer tijdrovende taak voor het administratief personeel. Steeds meer gemeenten en steden kiezen voor een digitaal verslag, hierdoor blijft, indien fysieke zittingen niet mogelijk zijn, de openbaarheid van bestuur bewaart.
De firma's Whitemilk en Streamovations zijn aangesloten bij het raamcontract Realdolmen van stad Brugge en bieden de streaming aan van vergaderingen. Whitemilk staat in voor de apparatuur en Streamovations doet de technische/administratieve kant.
De zittingen worden opgenomen en direct verwerkt in digitale stukken die toegankelijk zijn voor het publiek. Zittingsverslagen kunnen zo vervolgens de decretale verplichting op een kwaliteitsvolle wijze en per agendapunt van de dagorde opgemaakt worden.
Zij bieden:
Er wordt voor het personeel een opleiding voorzien.
Er dient een wijziging van het huishoudelijk reglement van de gemeente- en de OCMW-raad te gebeuren die vermeldt dat de zitting niet langer zal worden uitgeschreven, maar vervangen wordt door een audiovisueel alternatief (cfr. artikel 278 van het decreet lokaal bestuur).
Deze wijziging zal worden voorgelegd naar aan de gemeente- en OCMW-raad na gunning.
Gezien de levertijd van 2 à 3 maand wordt voorgesteld om pas gebruik te maken van het systeem vanaf 1 januari 2022.
Het aankoopbedrag bestaat uit volgende kosten:
In het meerjarenplan werden tot op heden geen kredieten voorzien voor de notuleringssoftware. Bij de volgende meerjarenplanaanpassing dienen deze kredieten extra te worden voorzien op:
Art. 1- De gemeenteraad gaat akkoord met de aankoop van de notuleringssoftware voor de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn, via het raamcontract Realdolmen van stad Brugge.
Art. 2- De (éénmalige) kostprijs van de notuleringssoftware bedraagt 39.198 euro (incl. BTW). Er wordt een jaarlijkse kost aangerekend van 9.919 euro (excl. BTW) voor de streamingskosten van 20 zittingen per jaar, alsook 3.255 euro (excl. BTW) voor een onderhoudscontract. Bij de volgende meerjarenplanaanpassing dienen deze kredieten extra te worden voorzien. De uitgaven zullen geboekt worden op 2021/A-02.01.01/0110-00/211000/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN voor de investeringen en op GBB/0110-00/614220/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN voor de exploitatie.
Art. 3- Een uittreksel van besluit wordt bezorgd aan de dienst IT, de financiële dienst en stad Brugge.