Besluit  GRD - Gemeenteraad

C-smart (voorheen Cipal dv), Cipalstraat 3 te 2440 Geel, is een intergemeentelijk samenwerkingsverband dat zich richt op het ondersteunen van lokale besturen bij hun digitale transformatie. Cipal is de afkorting van Centrum voor Informatica voor Provincie Antwerpen en Limburg.

C-smart treedt op als aankoopcentrale waarbij lokale besturen kosteloos kunnen afnemen van raamovereenkomsten. 

Voor ICT-behoeften kunnen lokale besturen gebruik maken van de raamovereenkomst "ICT-infrastructuur en diensten". Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de toetreding tot de raamovereenkomst goed te keuren.

• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;
• Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 36, en inzonderheid artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43;
• Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;
• Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;
• Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;
• Bestuursdecreet van 7 december 2018;
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht;
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad;
• Het besluit van de gemeenteraad van 16 april 2020 inzake delegatie van overheidsopdrachten aan het college van burgemeester en schepenen en de invulling van het begrip 'dagelijks bestuur';
• De principiële beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 27 april 2023 tot gunning via een openbare procedure van de overheidsopdracht waarvan het voorwerp bestaat uit “Verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening”;
• De beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 5 december 2025 tot ondertekenen van vertrouwelijkheidsverklaring voor de raamovereenkomst "ICT-infrastructuur en diensten" van C-Smart.

Door het toetreden tot de raamovereenkomsten van C-Smart wordt de aankoopprocedure voor de gemeente aanzienlijk vereenvoudigd. De samenwerking op het vlak van overheidsopdrachten kan positieve schaaleffecten en synergiën genereren.

C-smart heeft een raamovereenkomst "ICT-infrastructuur en diensten". De raamovereenkomst omvat een uitgebreide reeks producten en diensten, waaronder:

• Personal devices
• Servers
• Netwerkapparatuur
• Beveiligingsapparatuur
• Kopieermachines en printers
• Multimedia
• Opslag en backup
• Telecomapparatuur
• Fraudepreventie en identiteitsverificatie
• Randapparatuur en benodigdheden

In de opdrachtdocumenten wordt duidelijk vermeld dat lokale besturen kunnen afnemen als volgt.

• In het selectiedocument (punt 3.7): “Cipal dv zal in de zin van artikel 2, 6° van de Wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, in het kader van onderhavige opdracht kunnen optreden als aankoopcentrale voor alle deelnemers in de dienstverlenende vereniging Cipal. Deze besturen zullen zich, net als hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten, op de aankoopcentrale kunnen beroepen om een totaaloplossing in het kader van de te sluiten raamovereenkomst die het voorwerp uitmaakt van deze opdracht, af te nemen, zonder dat zij verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst.(…)
• Cipal dv zal in het kader van onderhavige opdracht tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor (zonder dat deze entiteiten verplicht zijn af te nemen via deze raamovereenkomst):
• Alle andere Vlaamse gemeente- en OCMW-besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;
• het bestek waar het stelt (punt 4.8): “Cipal dv oefent de overkoepelende leiding van en het overkoepelende toezicht op de uitvoering van de raamovereenkomst uit, terwijl de afnemer de leiding van en het toezicht op de levering van de door de afnemer geplaatste bestelling uitoefent.”
• Het bestek waar het stelt (punt 4.6): “Gezien de raamovereenkomst niet exclusief is, behoudt de opdrachtgever - net als elke andere afnemer - steeds de vrijheid om een bepaalde aankoop niet via het raamcontract maar volgens de gewone procedures, die de wet op de overheidsopdrachten toelaat, te voeren.”;

Door toe te treden tot de raamovereenkomst kan de gemeente veel sneller en efficiënter oplossingen realiseren. Dankzij de vooraf onderhandelde afspraken en het brede aanbod van producten en diensten kan de gemeente zonder tijdrovende aanbestedingsprocedures onmiddellijk inspelen op ICT-behoeften. Bovendien zorgt de centrale webshop voor een eenvoudig bestelproces en transparant beheer, wat onze interne werking aanzienlijk versnelt.

De raamovereenkomst loopt van 10 juli 2024 voor een periode van 4 jaar en kan eventueel tot twee keer met twaalf maanden worden verlengd, waardoor de totale looptijd op zes jaar kan komen. Gedurende de duur van de overeenkomst kan de gemeente bestellingen plaatsen bij de meest voordelige inschrijver, Dustin Belgium nv met maatschappelijke zetel te Wingepark 5B, 3110 Rotselaar.

De gemeente is niet verplicht tot enige afname van de raamovereenkomst (geen afnameverplichting).

Op deze raamovereenkomst is aan C-Smart geen bijdrage in de werking van toepassing. 

De uitgave voor deze opdracht zal worden voorzien in de meerjarenplanning 2026-2031:

• voor investeringen onder de kredieten van de algemene rekeningen "Informaticamaterieel en kantooruitrusting";
• voor exploitatie onder de kredieten van de algemene rekeningen "Huur en onderhoud hardware".