De raad voor maatschappelijk welzijn verklaart zich akkoord met het reglement 'klokkenluidersmelding'. Het reglement 'klokkenluidersmelding' treedt in werken vanaf 19 januari 2024.
18 november 2022 heeft de Vlaamse regering een wijziging aan het Bestuursdecreet goedgekeurd die de klokkenluidersregeling verscherpt (invoering Europese regelgeving). Alle bedrijven of organisaties met meer dan 50 werknemers moeten een intern meldingskanaal voorzien waar inbreuken gemeld kunnen worden. Voor ‘kleinere’ bedrijven met 50 tot 249 werknemers voorziet de wet een overgangsperiode tot 17 december 2023 om aan deze nieuwe verplichting te voldoen.
Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Voor de lokale besturen zijn het enkel de eigen personeelsleden die een melding kunnen maken bij het interne meldkanaal. Anderen die een werkrelatie hebben met het lokale bestuur (consultants, leveranciers, sollicitanten, enz.) kunnen alleen een melding maken bij het bevoegde externe meldkanaal.
Burgers kunnen de klachtenregeling volgen, waarbij een klacht kan gaan over een handeling of de werking van een overheidsinstantie.
Alle inbreuken op wetgeving of regelgeving kunnen voorwerp uitmaken van klokkenluidersmelding. Dit is een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van regelgeving ondermijnt.
Vanaf dan moeten alle lokale besturen in Vlaanderen beschikken over een meldpunt waar personeelsleden misbruiken en overtredingen van regelgeving kunnen melden. Dat meldpunt zit, volgens het decreet, bij het hoofd van het personeel (in gemeenten en OCMW ‘s dus bij de algemeen directeur), maar die kan het wel delegeren. Omwille van de strenge vereisten inzake gegevensbescherming, wordt er aanbevolen om de rol van intern meldkanaal slechts aan een beperkt aantal personen toe te kennen. Het meldpunt moet voldoen aan een reeks voorwaarden op het vlak van discretie, behandeltermijnen, antwoorden aan de melder, enz.
Het ontwerp van klokkenluidersregeling wordt ter goedkeuring aan de raad voor maatschappelijk welzijn voorgelegd.
Dit reglement dient tot stand te komen in overleg met de sociale partners en werd geagendeerd aan het vakbondsoverleg van 15 december 2023. De vakbonden verleenden gunstig advies.
De algemeen directeur zal bij goedkeuring worden belast met de verdere uitwerking en uitvoering van bovengenoemd reglement.
Bij goedkeuring zal aan de informatieplicht worden voldaan door het opnemen van de procedure tot (interne en externe) melding op de website en het intranet van het lokaal bestuur Sint-Laureins.
Art. 1- De raad voor maatschappelijk welzijn verklaart zich akkoord met het reglement 'klokkenluidersmelding' als volgt:
Context en situering
De nieuwe klokkenluidersregeling heeft als doel om personen te beschermen als zij informatie uit hun werkomgeving over inbreuken op geldende regelgeving melden. Klokkenluiders moeten hiervoor terecht kunnen bij veilige meldingskanalen. Bij voorkeur is dat intern bij hun eigen organisatie. Ook meldingen bij het bevoegde externe meldingskanaal of openbaarmaking zijn mogelijk. Elke vorm van represaille naar aanleiding van een interne of externe melding, of openbaarmaking, is verboden.
Het hoofd van het personeel wordt conform de regelgeving aangeduid als eerste verantwoordelijke, die op zijn beurt desgewenst kan verder delegeren, maar hiervoor is in eerste instantie niet geopteerd.
Toepassingsgebied
Dit reglement organiseert een systeem om personen te beschermen die inbreuken melden op wetgeving die in Vlaanderen van toepassing is, in uitvoering van Afdeling 6. Klokkenluiden van hoofdstuk 2, titel III van het Bestuursdecreet. Het beschrijft de procedure om melding te behandelen.
Dit reglement is van toepassing op de personeelsleden van de gemeentelijke en OCMW-diensten bij het lokaal bestuur Sint-Laureins.
Externen kunnen informatie over inbreuken die het lokaal bestuur Sint-Laureins begaat, alleen rechtstreeks melden bij Audit Vlaanderen.
Reglement
Artikel 1
Binnen de gemeente en OCMW Sint-Laureins wordt een klokkenluidersregeling ingevoerd. De algemeen directeur neemt de rol als eerste aanspreekpunt op. Bij diens afwezigheid wordt deze taak overgenomen door de waarnemend algemeen directeur.
Artikel 2
Het Bestuursdecreet regelt hoe je als melder een melding kan doen. Je kan je melding schriftelijk (via mail of via brief), telefonisch of fysiek richten aan de algemeen directeur.
De melding kan gestuurd worden naar het e-mailadres algemeendirecteur@sint-laureins.be met als onderwerp ‘Klokkenluidersmelding’. Mails in dit postvak worden enkel gelezen door de algemeen directeur en de waarnemend directeur (in afwezigheid van de algemeen directeur).
Als je je melding per brief wil versturen, dan richt je je brief aan de algemeen directeur. Je stuurt je brief naar volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘KLOKKENLUIDERSMELDING’ zichtbaar te noteren:
Lokaal bestuur Sint-Laureins – t.a.v. de algemeen directeur
Dorpsstraat 91
9980 Sint-Laureins
De brief wordt niet door het secretariaat geopend (dus evenmin ingescand), maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan de algemeen directeur bezorgd.
Je kan ook telefonische melding doen via 09 218 76 41.
Als je ermee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken.
Als je ermee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Artikel 3
Volgende procedure wordt gehanteerd:
Artikel 4
De klokkenluidersregeling wordt gecommuniceerd op de website en het intranet van gemeente en OCMW.
Art. 2- Ten laatste na 1 jaar wordt de werking geëvalueerd.
Art. 3- De algemeen directeur zal bij goedkeuring worden belast met de verdere uitwerking en uitvoering van bovengenoemd reglement.
Art. 4- Bij goedkeuring zal aan de informatieplicht worden voldaan door het opnemen van de procedure tot (interne en externe) melding op de website en het intranet van het lokaal bestuur Sint-Laureins.
Art. 5- Dit reglement zal bekendgemaakt worden conform de daartoe geldende regelgeving.
Art. 6- Het reglement 'klokkenluidersmelding' treedt in werking vanaf 19 januari 2024 voor onbepaalde duur.