Het huidige gebruikersreglement 't Veld, toegevoegd in bijlage, biedt enkel de mogelijkheid om de accommodatie te verhuren aan gebruikers binnen de gemeente Sint-Laureins, met name (art 4): gemeentebestuur en OCMW-bestuur en sportverenigingen van de gemeente Sint-Laureins, aangesloten bij de sportraad.
In functie van optimaal gebruik van de accommodatie wordt gevraagd om ook gebruik door andere verenigingen van buiten de gemeente mogelijk te maken.
Het gebruik van de accommodatie door sportverenigingen van buiten Sint-Laureins is al mogelijk voor de sporthallen, door dit ook voor de voetbalaccommodatie toe te staan vergroot de uniformiteit. Het is tevens de bedoeling om de bestaande reglementen van Sint-Laureins en Sint-Margriete in overleg met de clubs aan te passen.
Het gebruik van de accommodatie door sportverenigingen van buiten Sint-Laureins, verhoogt te inkomsten voor de gemeente en de hoofdgebruikers.
Het gebruik van de accommodatie door occasionele gebruikers wordt steeds afgestemd met de hoofdgebruikers, deze laatsten hebben altijd voorrang.
Gevraagd wordt om in de toekomst ook de andere gebruikersreglementen van de sportaccommodatie aan te passen volgens dit principe in overleg met de hoofdgebruikers.
Volgens dit principe en in kader van uniformiteit zouden ook de gebruikers- en retributiereglementen kunnen aangepast worden voor de accommodatie aan 't Sentrum (Goalgetters) en van The Camerados (Sint-Margriete).
Het advies van het dagelijks bestuur van de sportraad van 8 september 2025 is het volgende:
De sportraad geeft positief advies over het aangepaste gebruikersreglement ’t Veld – occasionele gebruikers.
Enig artikel - Het gebruikersreglement 't Veld, goedgekeurd op 15 juni 2017, wordt gewijzigd als volgt:
1. TOEPASSINGSGEBIED
Artikel 1- Dit gebruikersreglement is van toepassing vanaf 19 september 2025 op het gebruik van de ‘t Veld, Veldstraat, 9988 Sint-Laureins.
2. BESCHIKBARE INFRASTRUCTUUR
Artikel 2- Het gebouw omvat volgende onderdelen:
Het buitenterrein omvat:
3. GEBRUIKERS
Artikel 3- De gemeente Sint-Laureins geeft aan de gebruiker de toestemming om gebruik te maken van de gemeentelijke infrastructuur.
Onder gebruikers verstaan we zowel gebruikers binnen de gemeente (zie artikel 4) als sportverenigingen van buiten de gemeente.
Artikel 4- Onder gebruikers binnen de gemeente wordt verstaan:
Alle andere verenigingen of organisaties van binnen Sint-Laureins of sportverenigingen van buiten de gemeente die via een beslissing van het college van burgemeester en schepenen de toelating hebben verkregen.
4. AANVRAAGPROCEDURE
Artikel 5- Volgende onderdelen van ‘t Veld dienen te worden aangevraagd:
Artikel 6- De reservaties voor het gebruik van de verschillende onderdelen gebeuren per 3u of per dag (van 06.00 u tot uiterlijk 02.00u).
Artikel 7 - Gebruikers die materiaal of toestellen eigen aan de hoofdgebruikers (technische installatie, tafels, stoelen, …) wensen te gebruiken, dienen dit ook op het aanvraagformulier aan te geven. De materialen kunnen onder geen beding ingezet of uitgeleend worden voor activiteiten die niet in of rond ‘t Veld doorgaan. Materialen die niet aangevraagd zijn, kunnen niet gebruikt worden.
Artikel 8- De aanvragen voor het gebruik van ‘t Veld dienen steeds per mail of uitzonderlijk schriftelijk bezorgd te worden aan het gemeentebestuur Sint-Laureins, Antionia Van Dammeplein 1, 9980 Sint-Laureins op het formulier dat hiervoor ter beschikking worden gesteld of via het e-loket van de gemeente Sint-Laureins. Reservatieformulier “‘t Veld”.
De aanvraag dient minimum 4 weken en maximum 1 jaar vóór de datum van verhuur binnengebracht te worden. De aanvragen dienen gedateerd te zijn.
De aanvraag is pas definitief van zodra het volledig ingevulde formulier in ons bezit is.
Artikel 9- De aanvragen voor verhuring zullen behandeld worden op basis van de datum van ontvangst van de
aanvraag. Bij gelijktijdige aanvraag is de prioriteitenreglementering als volgt:
De definitieve toewijs gebeurt door het college van burgemeester en schepenen. Is er al een boeking op de aangevraagde datum, dan wordt de aanvrager hiervan zo spoedig mogelijk verwittigd.
5. GEBRUIKSDUUR
Artikel 10- De gebruiker mag de infrastructuur slechts gebruiken tijdens de toegestane gebruiksduur. Elke aanwezigheid buiten de toegestane gebruiksduur is verboden.
Artikel 11- Wanneer een gebruiker extra gebruiksduur aanvraagt voor het klaarzetten of opruimen van de infrastructuur zal hiervoor een extra tarief worden gevraagd.
Artikel 12- Indien van de toegestane gebruiksduur geen (volledig) gebruik wordt gemaakt, dient de aanvrager toch de volledige toegestane gebruiksduur te betalen, behoudens wanneer hij kan aantonen dat het om een geval van overmacht gaat. Het geval van overmacht dient zo snel mogelijk schriftelijk aan het
gemeentebestuur te worden medegedeeld, samen met de motivatie. Het college van burgemeester en schepenen spreekt zich hier over uit.
Artikel 13- Wanneer een gebruiker een lokaal reserveert en niet opdaagt, wordt de gebruikersvergoeding, aangerekend. Annulering van de reservatie dient schriftelijk en gemotiveerd te gebeuren minstens 10 dagen voor de activiteit. In dit geval zal geen gebruikersvergoeding worden aangerekend.
Artikel 14- Indien door overmacht de infrastructuur niet ter beschikking kan gesteld worden aan de gebruiker, zal daarvoor geen schadevergoeding kunnen gevraagd worden.
6. ALGEMENE RICHTLIJNEN INGEBRUIKNAME EN GEBRUIK
Artikel 15- De gebruiker dient het bewijs van reservatie in zijn bezit te hebben tijdens zijn aanwezigheid in de infrastructuur.
Artikel 16- De infrastructuur mag enkel gebruikt worden voor de activiteiten waarvoor toelating is gegeven.
Activiteiten die in strijd kunnen zijn met de democratische basisprincipes van onze samenleving of met de openbare orde of de goede zeden zijn niet toegelaten.
Bij vaststelling van misbruik in de aanvraag zullen de aanvragers gedurende 1 jaar geen gebruik kunnen maken van de infrastructuur.
Artikel 17- Het gebouw, terreinen en materiaal mogen niet onderverhuurd worden of ter beschikking gesteld
worden aan derden.
Artikel 18- Niemand zal andere lokalen gebruiken of betreden dan deze welke voor de activiteiten zijn aangevraagd.
Artikel 19- De gebruiker mag niets aan de ramen, muren, plafonds, vloeren, deuren, … bevestigen, behalve op de daarvoor speciaal voorziene plaatsen.
Artikel 20- Huisdieren, behalve hulphonden, worden in “‘t Veld” niet toegelaten.
Artikel 21- Draadloos internet (WIFI) is beschikbaar.
Artikel 22- Materialen of toestellen die licht ontvlambaar zijn of een verhoogd risico op ontploffing, brand of geluidsoverlast veroorzaken, worden niet toegelaten.
7. OPKUIS
Artikel 23- De gebruiker is na ieder gebruik zelf verantwoordelijk voor:
Er wordt geen poetsmateriaal noch schoonmaakproducten ter beschikking gesteld.
Bij het verlaten van het gebouw moet alles netjes en proper zijn.
Voor het gebruik van de frigo’s: zie addendum.
Artikel 24- Ter beschikking gesteld horecamateriaal wordt na gebruik netjes afgewassen, correct nageteld en op zijn plaats teruggezet. (zie addendum).
De gebruiker zorgt voor eigen poetsmateriaal, schoonmaakproducten, afwasmiddel, schoteldoek, handdoeken en vuilniszakken en neemt deze na gebruik terug mee.
Artikel 25- Afvalwater wordt uitgegoten in een rioolputje, niet in de gootsteen.
Artikel 26- Bij een eventuele tekortkoming in het onderhoud/kuisen zal dit gebeuren in opdracht van het gemeentebestuur. De kosten ervan zullen op de gebruiker verhaald worden.
Artikel 27- Elke gebruiker staat in voor het ledigen van de vuilnisbakken, ook deze in de toiletten.
Alle afval wordt door de gebruiker meegenomen.
De buitenomgeving van het gebouw moet steeds worden vrijgemaakt van alle afval en vuilnis (drinkbekers, flesjes, frietzakjes, etensresten, as, …).
Alle achtergelaten afval en vuilnis wordt door het gemeentebestuur verwijderd ten laste van de gebruiker en wordt beschouwd als een sluikstort. Hiervoor zal een belasting op sluikstorten worden aangerekend volgens het gemeenteraadsbesluit dd. 19.12.2013, gewijzigd dd. 17.04.2014.
Artikel 28- Achtergelaten voorwerpen worden na één maand eigendom van de gemeente.
8. VEILIGHEID
Artikel 29- De gebruiker dient bij de organisatie van activiteiten alle mogelijke maatregelen te treffen om de veiligheid van de bezoekers, de bescherming van het gebouw en de uitrusting te garanderen.
Nooduitgangen mogen in geen geval versperd worden. Blustoestellen mogen niet verplaatst worden en dienen te allen tijde zichtbaar en toegankelijk te blijven. Noodsignalisatie moet zichtbaar blijven.
Artikel 30- Als er zich kleine ongelukken met lichamelijk letsel zouden voordoen, staat er een EHBO-koffer ter beschikking.
Artikel 31- Personen die de openbare orde verstoren, de zalen onveilig maken of het reglement niet toepassen worden uit het gebouw verwijderd door de politie of de verantwoordelijke.
Artikel 32- Binnen het gebouw geldt een totaal rookverbod. Buiten het gebouw wordt roken toegestaan in de daartoe voorziene rookzone. Peuken worden in de daarvoor voorziene asbak gegooid. De gebruiker dient erover te waken dat de vigerende wetgeving rond rookverbod wordt nageleefd.
9. DRANK
Artikel 33- Het gemeentebestuur voorziet niet in drank.
10. SCHADE EN VERANTWOORDELIJKHEID
Artikel 34- De gebruikers verklaren de toestand van het genoemde goed te kennen en bevestigen dat het in goede staat van onderhoud en gebruik is. Zij zullen aan het goed geen enkele verandering of aanpassing doen, noch gelijk welk ander werk verrichten.
De gebruiker zal de infrastructuur en het materiaal als een ‘voorzichtig en redelijk persoon’ beheren.
Bij elk defect dient de gebruiker het gemeentebestuur hiervan onmiddellijk mondeling/schriftelijk op de hoogte te brengen. De kosten voortvloeiend uit schade toegebracht door de gebruiker zal op hem/haar verhaald worden.
Artikel 35- Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies, beschadiging of diefstal van
persoonlijke bezittingen van gebruikers en bezoekers van “‘t Veld”.
Artikel 36- Bij vaststelling van schade, ontvreemding of vandalisme evenals bij wanbetaling of onderverhuring,kan het college van burgemeester en schepenen een bepaalde gebruiker tijdelijk of definitief uitsluiten voor verder gebruik.
11. TOEGANG
Artikel 37- Om toegang te krijgen tot het gebouw dient de gebruiker de sleutel af te halen op de dag van het gebruik of de laatste werkdag vóór het gebruik.
Bij de bevestiging wordt meegedeeld waar en wanneer de sleutel kan afgehaald worden.
Er wordt vooraf een waarborg van 50 euro overgeschreven op rekening BE70 0910 0032 9425.
De sleutel dient teruggebracht te worden op de volgende werkdag, tenzij anders afgesproken.
De sleutel kan onder geen enkel beding doorgegeven en bijgemaakt worden.
Artikel 38- Bij verlies van de sleutel worden de waarborg integraal ingehouden.
12. TARIEVEN EN BETALINGSMODALITEITEN
Artikel 39- Voor het gebruik van de verschillende onderdelen wordt een vergoeding gevraagd afhankelijk van de duur en gebruiker. De huurtarieven en betalingsmodaliteiten worden vastgesteld in het retributiereglement houdende het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur.
Artikel 40- De gebruiker dient zelf in te staan voor de regeling en betaling van Sabam of andere kosten.
13. GELUIDSHINDER
Artikel 41- Volgens art. 1.3.1.1. van het goedgekeurd algemeen politiereglement is het verboden vanaf 22.00 uur tot 06.00 uur geluid, gerucht of rumoer te veroorzaken waardoor de nachtrust van inwoners kan worden verstoord.
Zie ook artikel 6: verhuur is slechts mogelijk tot 2u00.
14. OPMERKINGEN
Artikel 42- Opmerkingen in verband met het gebruik van de infrastructuur kunnen schriftelijk gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen binnen de 14 dagen na vaststelling van de feiten.
15. VARIA
Artikel 43- De totale maximumcapaciteit van de ruimtes in het ‘t Veld is 400 personen.
Artikel 44- Elke gebruiker wordt geacht het reglement te kennen en de praktische toepassing ervan ook te hanteren voor de bezoekers. Het reglement is in ‘t Veld ter beschikking.
Artikel 45- In alle gevallen die niet in dit reglement voorzien zijn, beslist het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 46- Dit reglement wordt bekend gemaakt conform de daartoe geldende regelgeving.
Artikel 47 - Dit reglement treedt in werking op 19 september 2025 voor onbepaalde duur en vervangt het voorgaande gebruikersreglement 't Veld.