De voorzitter opent de zitting op 29/06/2023 om 21:26.
De raad voor maatschappelijk welzijn geeft goedkeuring aan de notulen van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 mei 2023.
Op 17 mei 2023 vond een zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn plaats.
De notulen van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 mei 2023 worden ter goedkeuring voorgelegd.
Enig artikel- De raad voor maatschappelijk welzijn geeft goedkeuring aan de notulen van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van 17 mei 2023.
De raad voor maatschappelijk welzijn gaat akkoord met het uitsluiten van enkele categorieën van visumverplichting.
In zitting van 27 september 2007 heeft de gemeenteraad de voorwaarden waaronder de financieel directeur zijn bevoegdheid inzake het voorafgaand visum uitoefent, vastgesteld.
Sinds deze zitting zijn de grensbedragen in de wetgeving overheidsopdrachten meermaals aangepast. Tevens wordt vastgesteld wordt dat het aantal visumaanvragen sterk is opgelopen. Het streven naar een soepele werking verantwoordt een update van het besluit dat de voorwaarden voor het voorafgaand visum vastlegt.
De voorwaarden voor het voorafgaand visum worden vanaf 2019 voor gemeente en OCMW gelijkgesteld.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1°. Hij verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat.
De raad bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur de controle uitoefent. De raad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting.
Artikel 220 waarin bepaalt wordt dat de financieel directeur bevoegdheden kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Dit gebeurt schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen.
1° de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer;
4° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan vijftigduizend euro;
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan vijfentwintigduizend euro;
6° de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan tienduizend euro.
Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie wordt de totale duur aangenomen voor de toepassing van het eerste lid.
In afwijking van het eerste lid, 3°, kunnen de aanstellingen van één jaar of meer in de volgende gevallen wel uitgesloten worden van de visumverplichting:
1° een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, paragraaf 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
2° een tewerkstelling ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden dan de werkgelegenheidsmaatregelen, vermeld in punt 1°, voor maximaal vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de voormelde wet, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
In principe zijn alle voorgenomen financiële verbintenissen van de gemeente en het OCMW onderworpen aan een voorafgaande visering door de financieel directeur. Het gaat daarbij niet alleen om overheidsopdrachten, maar ook om aanstellingen van personeel, huurcontracten, aankopen van onroerende goederen, enz.
Het is wenselijk bepaalde categorieën van verrichtingen uit te sluiten van visumverplichting om de goede werking van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn niet in het gedrang te brengen. Het is immers organisatorisch niet haalbaar om alle uitgaven te viseren voordat de verbintenis ontstaat. We nemen voor de verrichtingen die niet kunnen uitgesloten worden van het visum, de bepalingen van de Vlaamse regelgeving over (zie deel juridische overwegingen).
Voorgesteld wordt alle verbintenissen met een waarde van minder dan € 10.000 euro (excl. BTW) die verrekend worden op kredieten ingeschreven in het investerings- en exploitatiebudget met uitzondering van daden van beschikking van onroerende goederen uit te sluiten. Aansluitend worden hierbij uitgesloten van visumverplichting de budgetverhogende wijzigingen die vallen onder de minimisregel (huidige wetgeving overheidsopdrachten - de wijziging moet in waarde lager zijn dan de drempels voor de Europese bekendmaking én kleiner zijn dan 10% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht bij leveringen en diensten en 15% bij werken) ook al wordt de waarde van € 10.000 overschreden. Onder verbintenissen wordt eveneens verstaan:
Voor aanstellingen van contractuele personeelsleden voor een periode korter dan één jaar luidt eveneens het voorstel deze uit te sluiten van visumplicht.
Tevens bij het doorschuiven in de functionele loopbaan van een personeelslid gaat het niet over een aanstelling, maar resulteert dit wellicht toch in een uitgaande nettokasstroom. Dit is dus onderhevig aan de visumplicht tenzij het tot een categorie behoort die door de gemeenteraad uitgesloten is van de visumverplichting.
Aanvullend voor het OCMW wordt voorgesteld uit te sluiten:
- een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, paragraaf 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
- een tewerkstelling ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden dan de werkgelegenheidsmaatregelen, vermeld in punt 1°, voor maximaal vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de voormelde wet, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
Voor de goede administratieve organisatie is het wenselijk dat de raad niet alleen de financiële grens aangeeft voor de verrichtingen die moeten geviseerd worden, maar tevens vaststelt binnen welke voorwaarden de financieel directeur de bevoegdheid uitoefent.
Art. 1- De onderstaande categorieën worden uitgesloten van visumverplichting:
Art. 2- Het visum blijkt uit een gedateerde en handgetekende verklaring van de financieel directeur. Het visum wordt binnen de vijf werkdagen na aanvraag afgeleverd.
Art. 3- Het visum wordt bij overheidsopdrachten principieel gegeven voordat het college van burgemeester en schepenen de opdracht gunt. Het visum wordt in ieder geval uiterlijk gegeven vóór de verbintenis ontstaat.
Art. 4- Bij een weigering om een visum te verlenen, geeft de financieel directeur een uitdrukkelijke motivering.
Art. 5- Dit besluit treedt in werking vanaf 1 juli 2023 en vervangt vanaf deze datum alle voorgaande gemeenteraadsbesluiten over de vaststelling van de voorwaarden voor een voorafgaand visum.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing 2022.
De algemeen directeur moet jaarlijks, uiterlijk op 30 juni, rapporteren aan de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau over de organisatiebeheersing.
Het decreet lokaal bestuur voorziet in het wettelijke kader organisatiebeheersing. Het decreet beschrijft dat organisatiebeheersing het geheel is van maatregelen en procedures die het bestuur een redelijke zekerheid moeten verschaffen dat het:
1. De vastgestelde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2. De wetgeving en de procedures naleeft;
3. Over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. Op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. De activa beschermt en fraude voorkomt.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.
Het rapport over de organisatiebeheersing 2022 bevat volgens de memorie van toelichting bij het decreet lokaal bestuur idealiter een overzicht van de sterke punten en de verbeterpunten op het vlak van organisatiebeheersing. Daarnaast geeft men ook weer welke acties de organisatie zal ondernemen om de organisatiebeheersing te versterken, die acties opneemt en welke timing daar tegenover staat.
Het rapport organisatiebeheersing 2022 werd besproken op het MAT. Het MAT bracht op 12 juni 2023, in consensus, positief advies uit over het jaarrapport organisatiebeheersing 2022. Het rapport organisatiebeheersing werd voorgebracht aan het plaatselijk auditcomité van 14 juni 2023.
Het rapport organisatiebeheersing 2022 is toegevoegd als bijlage aan dit besluit, en wordt ter kennisgeving voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
Enig artikel- De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing 2022.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarrekening 2022 en het bijhorende besluit van de algemene vergadering van Welzijnsband Meetjesland.
Op 20 april 2023 keurde de algemene vergadering van Welzijnsband Meetjesland de jaarrekening 2022 van Welzijnsband Meetjesland goed.
In het kader van het administratief toezicht werd de jaarrekening en een kopie van het bijhorende besluit van de algemene vergadering van Welzijnsband Meetjesland bezorgd.
De jaarrekening 2022 moet worden voorgelegd aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
De raad voor maatschappelijk welzijn kan zijn opmerkingen ter kennis brengen van de provinciegouverneur. Het is uiteindelijk de gouverneur die de jaarrekening goedkeurt, mits deze juist en volledig is, en een waar en getrouw beeld geeft.
Art. 1- De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarrekening 2022 en het bijhorende besluit van de algemene vergadering van Welzijnsband Meetjesland.
Art. 2- De raad voor maatschappelijk welzijn heeft geen opmerkingen op de jaarrekening 2022 van Welzijnsband Meetjesland.
Het reglement crisiswoning OCMW Sint-Laureins met ingang van 1 juli 2023 voor onbepaalde duur wordt goedgekeurd.
Een actualisering aan het reglement van de crisiswoningen OCMW Sint-Laureins drong zich op omwille van diverse problematieken die de laatste periode plaatsvonden.
Tot op heden was er een reglement voor elke crisiswoning afzonderlijk. Er wordt voorgesteld om 1 algemeen reglement te voorzien.
Het intern reglement met betrekking tot de crisiswoningen van het OCMW Sint-Laureins werd aangepast en besproken door de BCSD-leden tijdens het comité van 9 mei 2023.
De belangrijkste aanpassingen zijn het implementeren van een grondige plaatsbeschrijving waarbij ook foto's zullen worden genomen van de staat van de woning voor verhuur en na beëindiging van het contract. Vervolgens werd ook een toevoeging gedaan in het intern reglement waarbij de toelating wordt verleend om huisdieren te houden in de noodwoning met als voorwaarden dat de vooropgestelde regels in het intern reglement wel gerespecteerd worden. Andere zaken werden mogelijks anders geformuleerd of aangevuld met kleine toevoegingen om de werking en opvolging te verbeteren voor de Sociale Dienst.
Art. 1- Het reglement crisiswoning OCMW Sint-Laureins met ingang van 1 juli 2023 voor onbepaalde duur wordt goedgekeurd als volgt:
Art. 1- Er mag in geen geval aan andere personen dan deze die vermeld zijn in de beslissing van het OCMW, onderdak verleend worden.
Art. 2- De bewoner moet het nodige respect aan de dag leggen voor, de omwonenden en het personeel van het OCMW.
Art. 3- Zowel bij de ingebruikname als bij het verlaten van de woonst zal een inventaris en plaatsbeschrijving worden opgemaakt, waarvan elke partij een exemplaar zal ontvangen. Beide partijen zullen deze documenten moeten ondertekenen.
Art. 4- De bewoner erkent de woning in een goede staat ontvangen te hebben en verbindt zich ertoe de ter beschikking gestelde ruimten als een voorzichtig en redelijk persoon te gebruiken en te onderhouden. Het OCMW zal een vergoeding vragen voor elke vorm van schade die door de schuld van de bewoner(s) aangebracht werd of door zijn/haar nalatigheid veroorzaakt werd.
Art. 5- De bewoner ontvangt de beschikbare sleutels van de woning. Hij ondertekent hiervoor een ontvangstverklaring. Bij verlies dienen de sleutels vergoed te worden. Enkel het OCMW kan de sleutels laten bijmaken.
Art. 6- De bewoner zal de woning onderhouden. Deze schoonmaak gebeurt verplicht één keer per week. Indien een bewoner deze taken niet opneemt, of bij gebrek aan een degelijk onderhoud verbindt de bewoner zich ertoe zijn/haar deel te betalen in de kosten van de schoonmaak, die het OCMW zou laten uitvoeren. Het OCMW beslist éénzijdig over het al dan niet voldoende onderhoud door de bewoner. Bij beslissing tot het aanstellen van een poetsdienst door het OCMW dienen de werkelijk gemaakte kosten, aan het OCMW, gelijktijdig met de bewonersvergoeding, betaald te worden.
Art. 7- De bewoner is ertoe gehouden bezoekrecht te verlenen aan de afgevaardigde van het OCMW en de technische dienst. De bewoner neemt er kennis van dat het OCMW een sleutel in zijn bezit heeft om, in geval van nood of indien onderhoud noodzakelijk is, toegang te hebben tot de woning.
Art. 8- De bewoner is verplicht zich te houden aan de reglementering inzake ophaling van het huisvuil/PMD/Papier en karton.
Art. 9- Defecten, slijtage, verstoppingen, beschadigingen moeten onmiddellijk gemeld worden aan de maatschappelijk werk(st)er of zijn/haar vervang(st)er bij het OCMW.
Art. 10- Er geldt een rookverbod in de woning
Art. 11- Het houden van huisdieren in de woning is uitzonderlijk toegelaten mits de vooropgelegde regels worden gerespecteerd. De bewoner dient toestemming te vragen indien deze een huisdier wenst mee te brengen. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden indien vastgesteld wordt dat het huisdier op welke manier dan ook voor hinder zorgt.
Art. 12- De bewoner verbindt er zich toe intensief te zoeken naar een andere woongelegenheid. Hij/zij dient zich hiervoor te houden aan de afspraken met de begeleidend maatschappelijk werk(st)er of haar/zijn vervang(st)er. De bewoner verbindt zich er in geval van bewoning van de crisiswoning toe minimaal één keer per week langs te komen op het OCMW bij de begeleidend maatschappelijk werk(st)er of haar/zijn vervang(st)er.
Art. 13- Bij het verlaten van de woonst dient de bewoner contact op te nemen met het OCMW. Zonietzal het OCMW de inventaris en de plaatsbeschrijving alleen controleren. De mogelijks vastgestelde schade zal door de bewoner aan het OCMW worden vergoed à rato van de werkelijke uitgaven van herstelling of vervanging.
Art. 14- Bij het verlaten van de crisiswoning moet de bewoner binnen de 5 dagen na het vertrek alle persoonlijke goederen meenemen. Indien de persoonlijke goederen na 5 dagen niet werden opgehaald heeft het OCMW het recht deze te verwijderen/vernietigen. De daaraan verbonden kosten zullen door de bewoner aan het OCMW worden vergoed.
Art. 15- De dagprijs is gekoppeld aan de gezondheidsindex waarbij de basisindex de index van de maand september 2020 is. De aanpassing aan de index gebeurt steeds in januari van elk jaar en werd voor het eerst doorgevoerd in januari 2021. De maandelijkse bijdrage in de verblijfskosten wordt betaald vóór de 15e van de desbetreffende maand d.m.v. storting of overschrijving op het bankrekeningnummer 091-0009457-77 van het OCMW Sint-Laureins.
Art. 16- Het gebouw is door het OCMW verzekerd tegen brand met afstand van verhaal tegenover alle gebruikers met uitsluiting van schade door kwaadwilligheid.
Art. 17- De algemene huurwetgeving is niet van toepassing op de crisiswoning.
Art. 2- Dit reglement vervangt alle voorgaande reglementen aangaande crisiswoningen.
Art. 3- Dit reglement zal worden bekendgemaakt overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur.
De raad voor maatschappelijk welzijn geeft de goedkeuring aan de gewijzigde verblijfsovereenkomst voor de crisiswoningen van OCMW Sint-Laureins.
Een actualisering aan de verblijfsovereenkomst van de crisiswoningen OCMW Sint-Laureins drong zich op omwille van diverse problematieken die de laatste periode plaatsvonden.
Tot op heden was er een verblijfsovereenkomst voor elke crisiswoning afzonderlijk. Er wordt voorgesteld om 1 algemene verblijfsovereenkomst te voorzien.
De verblijfsovereenkomst met betrekking tot de crisiswoningen van het OCMW Sint-Laureins werd aangepast en besproken door de BCSD-leden tijdens het comité van 9 mei 2023.
Er werden enkele wijzigingen aangebracht of bepaalde formuleringen toegevoegd aan de verblijfsovereenkomst ter ondersteuning van het reglement dat werd gewijzigd in de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn van heden. De verblijfsovereenkomst werd ook zodanig aangepast zodoende dat deze voor de verschillende crisiswoningen kan gebruikt worden en niet voor één bepaald adres.
Art. 1- De raad voor maatschappelijk welzijn geeft de goedkeuring aan de gewijzigde verblijfsovereenkomst voor de crisiswoningen van OCMW Sint-Laureins.
Art. 2- Deze verblijfsovereenkomst vervangt alle voorgaande verblijfsovereenkomsten aangaande de crisiswoningen.
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening 2022 van het OCMW vast, bestaande uit de doelstellingenrealisatie, de doelstellingenrekening, de financiële toestand, de exploitatierekening, de investeringsrekening, de liquiditeitenrekening, de balans, de staat van opbrengsten en kosten.
De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting.
De beleidsevaluatie geeft het beleid weer dat de gemeente en het OCMW gedurende het boekjaar hebben gevoerd en evalueert de beleidsdoelstellingen en de mate waarin ze zijn bereikt. De financiële nota geeft de financiële gevolgen van het gevoerde beleid weer. De toelichting bevat alle informatie over de verrichtingen in het ontwerp van jaarrekening die relevant is voor de raadsleden om met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen.
De jaarrekening moet worden vastgesteld vóór 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.
De jaarrekening geeft ons een inzicht over de financiële resultaten gedurende een boekjaar. In de gemeente en het OCMW loopt een financieel boekjaar gelijk met een kalenderjaar. De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting bij de jaarrekening.
De financieel directeur staat onder de functionele leiding van de algemeen directeur in voor het opstellen, in overleg met het managementteam, van het voorontwerp van de jaarrekening.
Art. 1- De jaarrekening 2022 bestaande uit:
werd toegelicht en besproken.
Art. 2- De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening 2022 van het OCMW vast, bestaande uit de doelstellingenrealisatie, de doelstellingenrekening, de financiële toestand, de exploitatierekening, de investeringsrekening, de liquiditeitenrekening, de balans, de staat van opbrengsten en kosten.
De voorzitter sluit de zitting op 29/06/2023 om 22:02.
Luc De Meyere
Waarnemend voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn