De gemeenteraad keurt de toetredingsovereenkomst goed voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het platform voor overlijdensadministratie (eLys).
In januari 2026 nemen alle Vlaamse lokale besturen het eLys-platform in gebruik en stappen ze zo over naar de digitale verwerking van een overlijden in uitvoering van het decreet over het platform voor overlijdensadministratie. Vóór de start van deze nieuwe werkwijze moeten de lokale besturen een toetredingsovereenkomst ondertekenen om te voldoen aan de AVG-wetgeving.
Het digitaal uitwisselingsplatform eLys digitaliseert de administratieve processen en procedures die gepaard gaan met het overlijden van een persoon en zorgt voor een efficiënte en veilige gegevensdeling tussen alle betrokken stakeholders. eLys zorgt ervoor dat de belangrijkste betrokken partijen: artsen, uitvaartondernemers, lokale besturen en de Vlaamse en federale overheden, samenwerken. Op deze manier optimaliseren we administratieve processen en verlopen alle stappen vlotter en met een betere (data)kwaliteit. Dit levert dus aanzienlijke voordelen op voor alle betrokkenen.
De AVG-wetgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming) verplicht de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van het platform een toetredingsovereenkomst te ondertekenen. Die overeenkomst regelt de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de verwerking van de persoonsgegevens. De werkgroep informatie & cyberveiligheid van VVSG die de DPO’s van de verschillende steden en gemeenten verenigt, keek dit document na en valideerde het.
Concreet sluit elk lokaal bestuur een toetredingsovereenkomst af met Athumi, het Vlaams Datanutsbedrijf, een verzelfstandigd Vlaams agentschap dat optreedt als neutrale partner die instaat voor de bouw en het beheer van eLys.
Bij de lancering van eLys zijn volgende bouwstenen voorzien:
De arts die het overlijden vaststelt zal dit niet langer op papier doen, maar via een gebruiksvriendelijke en veilige web toepassing.
Lokale besturen ontvangen meteen digitaal de juiste informatie voor de opmaak van de overlijdensakte en de toestemming tot begraven of crematie.
De uitvaartondernemer geeft op zijn beurt via het platform de nodige informatie door, waarna hij de afgeleverde toestemming tot begraven of crematie ontvangt.
De laatste wilsbeschikking is eenvoudig consulteerbaar, zodat de uitvaart zeker overeenstemt met de wensen van de overledene.
Crematoria en begraafplaatsen kunnen de gegevens die zij nodig hebben, ophalen uit het platform.
Dankzij het platform zal de dossierverwerking door Departement Zorg vereenvoudigen en de datakwaliteit van overlijdensstatistieken verbeteren.
Het gebruik van het platform zal voor elk overlijden in Vlaanderen decretaal verplicht zijn voor artsen en uitvaartondernemers. Ook lokale besturen en het Departement Zorg zullen alle overlijdens verwerken via eLys. De ingebruikname van het platform is voorzien vanaf 1 januari 2026 voor alle overlijdens die plaatsvinden in het Vlaams gewest.
Er wordt een totale kost gerekend ten bedrage van 694,22 euro exclusief btw.
Dit bedrag bevat de ontwikkelingskost, onderhoud, configuratie en opleidingskost voor uw bestuur.
Enig artikel- De gemeenteraad keurt de toetredingsovereenkomst goed voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het platform voor overlijdensadministratie (eLys).