In zitting van 27 september 2007 heeft de gemeenteraad de voorwaarden waaronder de financieel directeur zijn bevoegdheid inzake het voorafgaand visum uitoefent, vastgesteld.
Sinds deze zitting zijn de grensbedragen in de wetgeving overheidsopdrachten meermaals aangepast. Tevens wordt vastgesteld wordt dat het aantal visumaanvragen sterk is opgelopen. Het streven naar een soepele werking verantwoordt een update van het besluit dat de voorwaarden voor het voorafgaand visum vastlegt.
De voorwaarden voor het voorafgaand visum worden vanaf 2019 voor gemeente en OCMW gelijkgesteld.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen.
De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht vermeld in artikel 177, eerste lid, 1°. Hij verleent zijn visum, als uit dat onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt. Hij kan voorwaarden koppelen aan zijn visum. Als de financieel directeur weigert zijn visum te verlenen, of als hij er voorwaarden aan koppelt, motiveert hij dat.
De raad bepaalt, na advies van de financieel directeur, de nadere voorwaarden waaronder de financieel directeur de controle uitoefent. De raad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting.
Artikel 220 waarin bepaalt wordt dat de financieel directeur bevoegdheden kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Dit gebeurt schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen.
1° de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer;
4° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan vijftigduizend euro;
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan vijfentwintigduizend euro;
6° de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan tienduizend euro.
Bij opeenvolgende contracten voor de aanstelling van contractuele personeelsleden voor dezelfde functie wordt de totale duur aangenomen voor de toepassing van het eerste lid.
In afwijking van het eerste lid, 3°, kunnen de aanstellingen van één jaar of meer in de volgende gevallen wel uitgesloten worden van de visumverplichting:
1° een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, paragraaf 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
2° een tewerkstelling ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden dan de werkgelegenheidsmaatregelen, vermeld in punt 1°, voor maximaal vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de voormelde wet, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
In principe zijn alle voorgenomen financiële verbintenissen van de gemeente en het OCMW onderworpen aan een voorafgaande visering door de financieel directeur. Het gaat daarbij niet alleen om overheidsopdrachten, maar ook om aanstellingen van personeel, huurcontracten, aankopen van onroerende goederen, enz.
Het is wenselijk bepaalde categorieën van verrichtingen uit te sluiten van visumverplichting om de goede werking van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn niet in het gedrang te brengen. Het is immers organisatorisch niet haalbaar om alle uitgaven te viseren voordat de verbintenis ontstaat. We nemen voor de verrichtingen die niet kunnen uitgesloten worden van het visum, de bepalingen van de Vlaamse regelgeving over (zie deel juridische overwegingen).
Voorgesteld wordt alle verbintenissen met een waarde van minder dan € 10.000 euro (excl. BTW) die verrekend worden op kredieten ingeschreven in het investerings- en exploitatiebudget met uitzondering van daden van beschikking van onroerende goederen uit te sluiten. Aansluitend worden hierbij uitgesloten van visumverplichting de budgetverhogende wijzigingen die vallen onder de minimisregel (huidige wetgeving overheidsopdrachten - de wijziging moet in waarde lager zijn dan de drempels voor de Europese bekendmaking én kleiner zijn dan 10% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht bij leveringen en diensten en 15% bij werken) ook al wordt de waarde van € 10.000 overschreden. Onder verbintenissen wordt eveneens verstaan:
Voor aanstellingen van contractuele personeelsleden voor een periode korter dan één jaar luidt eveneens het voorstel deze uit te sluiten van visumplicht.
Tevens bij het doorschuiven in de functionele loopbaan van een personeelslid gaat het niet over een aanstelling, maar resulteert dit wellicht toch in een uitgaande nettokasstroom. Dit is dus onderhevig aan de visumplicht tenzij het tot een categorie behoort die door de gemeenteraad uitgesloten is van de visumverplichting.
Aanvullend voor het OCMW wordt voorgesteld uit te sluiten:
- een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, paragraaf 7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
- een tewerkstelling ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden dan de werkgelegenheidsmaatregelen, vermeld in punt 1°, voor maximaal vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk IV, afdeling 1, van de voormelde wet, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
Voor de goede administratieve organisatie is het wenselijk dat de raad niet alleen de financiële grens aangeeft voor de verrichtingen die moeten geviseerd worden, maar tevens vaststelt binnen welke voorwaarden de financieel directeur de bevoegdheid uitoefent.
Art. 1- De onderstaande categorieën worden uitgesloten van visumverplichting:
Art. 2- Het visum blijkt uit een gedateerde en handgetekende verklaring van de financieel directeur. Het visum wordt binnen de vijf werkdagen na aanvraag afgeleverd.
Art. 3- Het visum wordt bij overheidsopdrachten principieel gegeven voordat het college van burgemeester en schepenen de opdracht gunt. Het visum wordt in ieder geval uiterlijk gegeven vóór de verbintenis ontstaat.
Art. 4- Bij een weigering om een visum te verlenen, geeft de financieel directeur een uitdrukkelijke motivering.
Art. 5- Dit besluit treedt in werking vanaf 1 juli 2023 en vervangt vanaf deze datum alle voorgaande gemeenteraadsbesluiten over de vaststelling van de voorwaarden voor een voorafgaand visum.