Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt.
Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.
Door de heer Hugo Coene, schepen, wordt een toelichting gegeven.
Het aankoopproces is een belangrijk proces om aan te pakken. Het is immers een proces waarbij meerdere personen en diensten betrokken zijn. Het is ook een proces dat meteen iets zegt over de bredere organisatiebeheersing binnen het bestuur. Bovendien vertegenwoordigt dit proces een significant deel van de uitgaven. Het is dus zeker belangrijk dat de risico's op dit punt maximaal worden beheerst.
Met dit aankoopproces wordt ook de werkwijze van de gemeente en van het OCMW op elkaar afgestemd.
Om het aankoopproces vlot te laten verlopen, is het belangrijk dat de rollen en verantwoordelijkheden zowel op het politieke als op het administratieve niveau duidelijk zijn vastgelegd. Dit impliceert dat de organisatie ook een zicht heeft op het verloop van het proces.
Art. 1- De gemeenteraad neemt kennis van voorliggend aankoopproces, inclusief de bijhorende delegaties.