Besluit  GRD - Gemeenteraad

Art. 1- Het reglement 'subsidiereglement voor publieke evenementen' wordt goedgekeurd als volgt:

Art. 1- Doel

Het gemeentebestuur van Sint-Laureins wenst publieke evenementen die plaatsvinden op haar grondgebied financieel te ondersteunen.

Het is een meerwaarde indien de evenementen het gemeentelijk imago versterken en passen binnen het gemeentelijk vrijetijdsbeleid:

• het lokaal kopen en de klantenbinding bij gemeentelijke handelszaken/aanbieders stimuleren;
• streekgerechten of streekeigen producten aanbieden en promoten;
• lokaal talent in de kijker zetten;
• gebruik stimuleren van de gemeentelijke waardebon, de Sente(n)bon.

Art. 2- Definities

Vereniging: een groepering van natuurlijke personen (mensen) of rechtspersonen (bijvoorbeeld ondernemingen) die georganiseerd en vrijwillig samenwerken of samenkomen rond een bepaald, gemeenschappelijk, belangeloos doel en dit zonder handels-, bedrijfs- of beroepsoogmerk. Dat wil niet zeggen dat er geen winst gemaakt mag worden, maar deze moet ingezet worden voor het doel van de vereniging, kennisdeling of liefdadigheid.

Er zijn twee groepen van verenigingen:

• Verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid, zoals een feitelijke vereniging.
• Verenigingen met rechtspersoonlijkheid, zoals een VZW.

Zetel: het adres waarop de rechtspersoon zijn hoofdzetel heeft.

Secretariaat: het post-/correspondentieadres van de feitelijke vereniging.

Publieke evenementen: periodieke of éénmalige gebeurtenissen op het gebied van kunst, cultuur, toerisme, feesten en kermis. De gebeurtenissen worden publiek aangekondigd, vinden plaats op een welbepaald tijdstip, zijn tijdelijk en iedereen is er welkom, al of niet tegen betaling.

Art. 3- Vereisten inzake de aanvrager

De aanvrager is een vereniging uit Sint-Laureins en voldoet aan volgende voorwaarden:

1. De zetel/het secretariaat bevindt zich op het grondgebied van Sint-Laureins.
2. De vereniging heeft een autonoom bestuur.
3. De vereniging beschikt over minstens 10 leden.
4. Minstens de helft van de leden zijn inwoner van Sint-Laureins.
5. Het merendeel van de activiteiten vindt plaats in Sint-Laureins.
6. De vereniging kan minstens zes maanden actieve werking aantonen, met regelmaat en organiseert minstens één maal per jaar een activiteit voor een breder publiek.
7. De vereniging heeft een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor haar vrijwilligers, al dan niet via een koepelorganisatie of via de gratis vrijwilligersverzekering van de Vlaamse Overheid.
8. De vereniging sluit geen leden uit op basis van hun ras, geslacht, leeftijd, huidskleur, taal, gezondheid, geloof, afkomst, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geldbezit, een fysieke eigenschap of draagt geen ideologie uit die uitsluiting uit de maatschappij om deze kenmerken verdedigt.
9. Het college van burgemeester en schepenen kan een uitzondering toestaan op deze voorwaarden mits grondige motivering.

Art. 4- Vereisten inzake het evenement

In volgorde van aanvragen en tot uitputting van het krediet, wordt door het college van burgemeester en schepenen een subsidie toegekend voor aanvragen van verenigingen indien:

• het evenement open staat voor iedereen en bijgevolg publiek toegankelijk is (al dan niet gratis). Er kan tijdens een bepaald dagdeel of voor een bepaald onderdeel van het evenement doelgroepgericht/ledengericht gewerkt worden maar de totale organisatie is niet uitsluitend gericht op leden;
• het evenement een voldoende mate van organisatie vergt – de beoordeling gebeurt door het college van burgemeester en schepenen;
• het evenement een occasioneel karakter heeft en niet onder de reguliere activiteiten van de vereniging valt;
• het evenement compatibel is met de doelstellingen van het bestuur inzake lokale economie en imagoversterking;
• het evenement plaatsvindt op het grondgebied van Sint-Laureins;
• het evenement niet commercieel is (i.e. geen winstoogmerk heeft).

Art. 5- Subsidiebedragen

In volgorde van de aanvragen en tot uitputting van het krediet:
Het subsidiepercentage is 40%, met een maximumbedrag van 500,00 euro per evenement.
Is het evenement betalend dan is het subsidiepercentage 20% met een maximumbedrag van 200,00 euro.
Eénzelfde (feitelijke) vereniging of aanvrager kan jaarlijks maximaal 500,00 euro subsidie ontvangen.
Deze subsidie is niet te cumuleren met de subsidies van het gemeentebestuur voor kermissen, wijkactiviteiten en straat- en buurtfeesten en de financiële tussenkomst voor jubileumvieringen van verenigingen.

Art. 6- Aanvraag en voorwaarden

De aanvraag voor de subsidie dient gelijktijdig te gebeuren met de aanvraag om toelating voor het evenement via het evenementenformulier, ten vroegste 12 maanden en ten laatste 2 maanden voor het evenement.
De aanvraagtermijnen voor evenementen zijn van toepassing.
Zie https://www.sint-laureins.be/evenement-aanvragen voor formulier, termijnen en gecoördineerd reglement. 
De toekenning van de subsidie, samen met het verkrijgen van de toelating voor het evenement is louter principieel en beoogt louter het reserveren van beschikbaar krediet. Om effectieve uitbetaling te bekomen is vereist dat:

• de voorgelegde kosten voldoen aan de vereisten om in aanmerking te komen (zie art. 6);
• het maximumbedrag van 500 euro per kalenderjaar niet is bereikt (zie art. 5);
• de ondersteuning van de gemeente Sint-Laureins steeds promotioneel wordt vermeld (zie art. 7);
• het afrekeningsdossier tijdig wordt ingediend.

Het afrekeningsdossier wordt ten laatste 60 dagen na afloop van het evenement ingediend via logisitiek@sint-laureins.be. Indien het evenement plaatsvindt in december, dient de afrekening ten laatste te worden ingediend tegen 31 januari van het volgend kalenderjaar.

Afrekeningsdossiers die te laat worden ingediend kunnen geen aanspraak meer maken op de subsidie.

Dit dossier omvat:

• een activiteit(en)programma;
• melding van het aantal aanwezigen;
• een foto (‘s) van de activiteit;
• een overzicht van de facturen of onkostennota’s met betaalbewijzen.

Art. 7- In aanmerking komende kosten

Enkel de basiskosten kunnen gesubsidieerd worden. De subsidie is namelijk bedoeld om de basisorganisatiekosten, die rechtstreeks verband houden met het evenement, te helpen dragen.

Onder basisorganisatiekosten wordt verstaan, de kosten voor:

• huur techniek (geluid, belichting, ...);
• huur infrastructuur (tafels, stoelen, kookapparatuur, ...);
• animatie (huur spelattracties, muzikanten, ...);
• niet-lokale heffingen en verzekeringen (Sabam, billijke vergoeding, aansprakelijkheidsverzekering, ...);
• promotie (uitnodigingen, affiches, flyers ...);
• uitgaven voor catering enkel in functie van gratis receptie.

Komen als kost niet in aanmerking:

• Uitgaven die met catering, recepties of representatie te maken hebben en die niet gratis aangeboden worden.
• Uitgaven of inkomsten eigen aan de werking van de organisatie of investeringskosten die niet duidelijk gerelateerd zijn aan dit publiek evenement. Bijvoorbeeld aankoop van algemeen logistiek materiaal zoals tenten, meubilair, vlaggenmasten, spelattracties, …
• Loonkosten: Eigen, regulier personeel wordt nooit betoelaagd. Evenmin kosten voor een bedankingsfeestje voor de medewerkers. Alsook geen vrijwilligersvergoedingen of loonkost voor bestuursleden of de projectmanager.
• Kosten voor aanschaf geschenken, attenties, tombolaprijzen, waardenbons en andere representatiekosten.
• Btw-uitgaven, indien ze aftrekbaar zijn.

Art. 8- Promotie

De organisator voorziet een promotiecampagne, waarvan de omvang in verhouding staat tot de aard van het evenement.

Op het promotiemateriaal wordt duidelijk leesbaar vermeld dat het evenement met medewerking van de gemeente Sint-Laureins gebeurt door enerzijds het gebruik van het logo van de gemeente en anderzijds de vermelding ‘i.s.m. de gemeente Sint-Laureins’.

De organisator wordt verder aangemoedigd volgende promotionele initiatieven te nemen:

• het invoeren van het evenement in de UiTdatabank - www.uitdatabank.be - dit garandeert bij tijdig invoeren ook automatisch opname in de kalender van het gemeentelijk informatieblad en op de website.

Art. 9- Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2023.

Art. 10- Afwijkingen

Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht voor om af te wijken van dit reglement in geval van onvoorziene omstandigheden.

Art. 2- Dit reglement wordt bekendgemaakt conform de daartoe geldende wetgeving.

Art. 3- Dit reglement treedt in werking vanaf 1 januari 2023 voor onbepaalde duur.