De voorzitter opent de zitting op 17/03/2022 om 19:51.
De gemeenteraad geeft goedkeuring aan de notulen van de gemeenteraadszitting van 17 februari 2022.
Op 17 februari 2022 vond een zitting van de gemeenteraad plaats.
De notulen van de gemeenteraadszitting van 17 februari 2022 worden ter goedkeuring voorgelegd.
Art. 1- De gemeenteraad geeft goedkeuring aan de notulen van de gemeenteraadszitting van 17 februari 2022.
De gemeenteraad neemt akte van de intentieverklaring van de gemeente Lierde om toe te treden tot de hulpverleningszone Vlaamse Ardennen.
Het voorstel wordt ongunstig geadviseerd.
De gemeenteraad van Lierde besliste op 28 februari 2022 om uit de hulpverleningszone Zuid-Oost te treden en toe te treden tot de hulpverleningszone Vlaamse Ardennen.
Voorafgaand aan het Provinciaal Raadgevend Comité dienen de gemeenteraden van de leden hierover te beraadslagen.
Door de heer Franki Van de Moere, burgemeester, wordt een toelichting gegeven.
Het Provinciaal Raadgevend Comité van de zones is samengesteld uit alle burgemeester van de provincie en wordt voorgezeten door de Gouverneur.
Dit Comité wint het advies in van de verschillende gemeenten van de provincie en op basis hiervan wordt een advies aan de Koning geformuleerd.
Tijdens de gemeenteraadszitting van 28 februari 2022 beslist de gemeenteraad van Lierde op uit de hulpverleningszone Zuid-Oost te treden en onverwijld toe te treden tot de hulpverleningszone Vlaamse Ardennen.
Als een gemeente wil overstappen naar een andere zone moet er een beslissing van de gemeenteraad van de betrokken gemeente zijn. Deze wordt overgemaakt aan de Gouverneur, die een Provinciaal Raadgevend Comité samenroept. Het voorstel van de het Comité wordt overgemaakt aan de Koning, die de uiteindelijke beslissing neemt in overeenstemming met de procedures beschreven in de wet op de civiele veiligheid.
Het provinciaal raadgevend comité vindt plaats op 30 maart 2022.
De voorzitter vraagt de stemming voor het agendapunt: "Provinciaal raadgevend comité Oost-Vlaanderen: toetreding gemeente Lierde tot hulpverleningszone Vlaamse Ardennen - Goedkeuring."
Art. 1- De gemeenteraad neemt akte van de intentieverklaring van de gemeente Lierde om toe te treden tot de hulpverleningszone Vlaamse Ardennen.
Art. 2- Het voorstel wordt gunstig geadviseerd en de burgemeester wordt gemandateerd om hierover te stemmen in het Provinciaal Raadgevend Comité van Oost-Vlaanderen.
De gemeenteraad geeft zijn goedkeuring aan het reglement klachtenbehandeling lokaal bestuur Sint-Laureins.
Ter verhoging van de betrokkenheid van de burger wordt voorgesteld om een klachtenreglement vast te stellen.
Door de heer Hugo Coene, schepen, wordt een toelichting gegeven.
De burger kan een klacht indienen bij de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Het Decreet over het Lokaal Bestuur verplicht de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn om bij reglement een systeem van klachtenbehandeling te organiseren. De raad is vrij om te kiezen welk systeem van klachtenbehandeling het wenst uit te werken.
Het lokaal bestuur vindt het belangrijk om te luisteren naar de burger als gebruiker van de dienstverlening. Dit zowel om de individuele dienstverlening te verbeteren als de kwaliteit van de dienstverlening in het algemeen te verbeteren.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een klacht en een melding. Er wordt binnen de dienst P&O een klachtencoördinator aangesteld die de behandeling van de klacht zal opvolgen en zal nagaan of alle stappen van de procedure volgens afspraak en tijdig worden doorlopen.
De voorzitter vraagt de stemming voor het agendapunt: "Reglement klachtenbehandeling lokaal bestuur Sint-Laureins - Goedkeuring."
Art. 1- De gemeenteraad geeft zijn goedkeuring aan het reglement klachtenbehandeling lokaal bestuur Sint-Laureins, als volgt:
Artikel 1: voorwerp
Ter verhoging van de betrokkenheid van de burger stelt het lokaal bestuur Sint-Laureins een klachtenreglement vast, conform de verplichting uit het decreet lokaal bestuur (titel 6, hoofdstuk 1 klachtenbehandeling, art. 302 en 303).
Artikel 2: doelstelling
Het lokaal bestuur vindt het belangrijk om te luisteren naar de burger als gebruiker van de dienstverlening. Dit zowel om de individuele dienstverlening te verbeteren als de kwaliteit van het dienstverlening in het algemeen te verbeteren.
In dit reglement wordt een procedure uitgewerkt voor het indienen en behandelen van klachten.
Artikel 3: definitie van klacht
§1. Voor de toepassing van dit reglement wordt beschouwd als klacht:
Een manifeste (schriftelijke) uiting waarbij een ontevreden burger (natuurlijk of rechtspersoon) bij de lokale overheid klaagt over een door de lokale overheid al dan niet verrichte handeling of prestatie.
§2. Een klacht kan betrekking hebben op:
• een foutief verrichten van een handeling of prestatie
• het afwijken van de vastgelegde of gebruikelijke werkwijze
• het niet uitvoeren van een handeling of prestatie
§3. De handeling of prestatie kan betrekking hebben op:
• een (be)handelingswijze
• een termijn
• een beslissing van de ambtenaar
Artikel 4: andere definities
In dit reglement hanteren we onderstaande definities:
• Vraag: een (rechts)persoon uit een behoefte aan informatie.
• Suggestie: een (rechts)persoon uit een suggestie om iets te overwegen.
• Melding: een uiting van een (rechts)persoon over een situatie, gebrek of een tekortkoming zonder dat hij ontevreden is over de dienstverlening of het gevoerde beleid, waarbij de tussenkomst van een gemeentedienst of een dienst aangeboden door derden mogelijks noodzakelijk is.
• Lokale overheid/lokaal bestuur: alle entiteiten van gemeente en OCMW Sint-Laureins.
• Klachtenindiener: een (rechts)persoon die een klacht heeft.
• Klachtenontvanger: is het eerste aanspreekpunt voor het aannemen en registeren van binnenkomende klachten. Een klachtindiener kan zich ook richten tot ieder personeelslid van het lokaal bestuur Sint-Laureins dat eveneens als klachtenontvanger kan optreden.
• Klachtencoördinator: deze medewerker van lokaal bestuur Sint-Laureins volgt de behandeling van de klacht op en gaat na of alle stappen van de procedure klachtenbehandeling volgens afspraak en tijdig worden doorlopen. De coördinator gaat na of de klacht binnen de toepassing van dit reglement valt, duidt per dossier een klachtenbehandelaar aan en verzekert de registratie en verzending van het antwoord.
• Klachtenbehandelaar: deze medewerker van het lokaal bestuur Sint-Laureins behandelt het klachtendossier inhoudelijk en werkt een voldragen antwoord uit en/of stelt een oplossing voor.
Artikel 5: toepassingsveld
§1. De klachtenprocedure is niet van toepassing op:
• vragen om informatie;
• meldingen;
• suggesties;
• petities;
• bezwaarschriften of beroepsschriften waarvoor andere wettelijke vastgelegde procedures van toepassing zijn;
• burgervoorstellen;
• algemene klachten over het (al dan niet gevoerde) beleid;
• klachten over beleidsvoornemens of –verklaringen;
• algemene klachten over regelgeving.
Anoniem ingediende klachten worden onontvankelijk verklaard.
§2. De gemeente is niet verplicht de klacht te behandelen als ze betrekking heeft op feiten:
• die langer dan één jaar voor het indienen van de klacht hebben plaatsgevonden, tenzij de gevolgen van deze feiten zich later hebben gemanifesteerd;
• waarvoor een georganiseerde administratieve beroepsmogelijkheid voorzien is zolang deze beroepsmogelijkheid niet werd aangewend;
• waarvoor een jurisdictioneel beroep aanhangig is;
• waarvoor reeds eerder een klacht is ingediend die volledig afgehandeld is.
Artikel 6: aanspreekpunt
§1. Elk personeelslid en elke politiek verantwoordelijke van het lokaal bestuur Sint-Laureins fungeren als aanspreekpunt voor de burger om zijn/haar klacht te formuleren en om de burger door te verwijzen naar de voorgaande schriftelijke en elektronische middelen of naar de klachtencoördinator. Indien nodig kan een medewerker helpen bij het indienen van de klacht
§2. De ontvangen klacht wordt onmiddellijk overgemaakt aan de klachtencoördinator.
Artikel 7: klachtencoördinator
§1. Een medewerker van de dienst Personeel & Organisatie van het lokaal bestuur treedt op als klachtencoördinator.
§2. Elke klacht wordt door de klachtencoördinator opgenomen in een register.
§3. De klachtencoördinator onderzoekt de ontvankelijkheid van de klacht.
Indien een klacht niet wordt behandeld, wordt de klager daarvan schriftelijk op de hoogte gebracht met mededeling van de motivering.
Zo mogelijk onmiddellijk of desgevallend na een nader onderzoek, wordt geoordeeld of de vraag van de burger daadwerkelijk neerkomt op een klacht, dan wel of het gaat om een melding of een vraag om informatie.
In de specifieke gevallen waarin de mogelijkheid tot een georganiseerd administratief beroep voorzien is, wordt expliciet vermeld dat dit beroep eerst moet worden uitgeput, vooraleer een klachtenprocedure kan worden ingezet.
§4. Na registratie wordt de ontvangst van de klacht schriftelijk (brief, e-mail) bevestigd aan de klager binnen een termijn van tien werkdagen (na ontvangst).
In elk geval wordt vermeld wie verantwoordelijk is voor de behandeling van de klacht.
§5. De klachtencoördinator maakt de klacht over aan de klachtenbehandelaar.
Artikel 8: klachtenbehandelaar
§1. Als klachtenbehandelaar kunnen optreden:
1. de klachtencoördinator of;
2. het diensthoofd of bij afwezigheid hiervan de hiërarchische overste van diegene tegen wiens gedraging de klacht is gericht of;
3. de algemeen directeur indien de klacht een gedraging van een diensthoofd betreft;
4. de bijzondere beoordelingscommissie indien het een klacht tegen de algemeen directeur of mandataris betreft.
§2. Een klacht wordt nooit behandeld door een persoon die bij de feiten waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.
§3. De klachtenbehandelaar onderzoekt de klacht inhoudelijk, beoordeelt de klacht en formuleert een voorstel tot oplossing. De klachtenbehandelaar maakt hiervan een kort rapport.
§4. Na onderzoek en behandeling van de klacht pleegt de klachtenbehandelaar hierover overleg met de klachtencoördinator, die de bevindingen van het onderzoek en/of de beslissing schriftelijk (brief, e-mail) meedeelt aan de klager.
§5. De verplichting tot behandeling van een klacht vervalt, indien aan de klacht tegemoet gekomen wordt tot tevredenheid van de burger.
Artikel 9: bijzondere beoordelingscommissie
§1. De bijzondere beoordelingscommissie wordt samengesteld door de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn. De mandaten worden verdeeld over de fracties waaruit de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn is samengesteld.
§2. De bijzondere beoordelingscommissie bestaat uit 1 afgevaardigde per fractie en maximum 1 onafhankelijk raadslid. De klachtencoördinator neemt het secretariaat waar.
§3. De betrokken mandataris van het lokaal bestuur tegen wie de klacht werd ingediend of in voorkomend geval de algemeen directeur kan door de bijzondere beoordelingscommissie worden gehoord. Hij/zij mag evenwel niet aanwezig zijn bij de beraadslaging en de besluitvorming.
Artikel 10: behandelingstermijn
Het ogenblik waarop de gemeente de klacht ontvangt, geldt als het ogenblik waarop de klacht geregistreerd moet worden en dus als aanvangspunt voor de termijn van 30 kalenderdagen, waarbinnen een klacht moet worden afgehandeld. De termijn begint te lopen de dag na de registratie van de klacht. De klacht wordt als afgehandeld beschouwd wanneer de klachtindiener een antwoord heeft ontvangen en klachtenregister volledig is ingevuld.
Artikel 11: procesverloop
Klachten worden behandeld volgens de procesbeschrijving opgenomen in bijlage 1: procesbeschrijving.
Artikel 12: informatieveiligheid
De klachtenbehandeling valt onder toepassing van de wetgeving m.b.t. de bescherming van de persoonsgegevens. Alle betrokkenen bij de behandeling van een klacht, moeten de regelgeving m.b.t. privacy en discretie respecteren.
Artikel 13: rapportering
§1. Ontvankelijke klachten worden ter kennis gegeven aan het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau en aan het managementteam.
§2. Jaarlijks wordt een verslag opgemaakt dat aan de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn wordt gerapporteerd.
Artikel 14: inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 18 maart 2022.
Art. 2- Het reglement klachtenbehandeling lokaal bestuur Sint-Laureins treedt in werking vanaf 18 maart 2022 voor onbepaalde duur en vervangt alle voorgaande regelement.
Art. 3- Dit reglement zal worden bekendgemaakt conform de daartoe geldende regelgeving.
Het bestek kerk Watervliet met het oog op de de studieopdracht voor de nevenbestemming van de Onze-Lieve-Vrouw Hemelvaartkerk als toeristisch informatiepunt, tentoonstellingsruimte en polyvalente ruimte (voor lezingen en concerten) wordt goedgekeurd.
De gemeente Sint-Laureins en de kerkfabriek wensen een herinrichting te realiseren in de Onze-Lieve-Vrouw Hemelvaartkerk in deelgemeente Watervliet. De aanleiding hiertoe is de beslissing tot nevenbestemming van de kerk, zodat er naast kerkelijke diensten ook ruimte is voor een toeristisch infopunt, tentoonstellingen en polyvalente ruimte (voor lezingen en concerten).
In samenwerking met Veneco en de stuurgroep voor de nevenbestemming van de kerk van Watervliet werd het bestek opgemaakt. Dit bestek heeft tot doel aan de geselecteerde kandidaten meer informatie te verschaffen over de doelstellingen m.b.t. de opdracht.
Door de heer Hugo Coene, schepen, wordt een toelichting gegeven.
De gemeente en de kerkfabriek beogen met het project het kerkgebouw op een meer polyvalente wijze te gebruiken.
De opdracht bestaat uit drie delen, waarvan één vast gedeelte:
en twee voorwaardelijke gedeelten:
De gemeente heeft Veneco aangesteld voor de opvolging van de plaatsingsprocedure en ter begeleiding en coördinatie van de realisatie.
De eerste fase in de toewijzing van de studieopdracht werd afgerond. Er zijn drie geselecteerde kandidaten. Het College van Burgemeester en Schepenen heeft op 21 januari 2022 beslist tot goedkeuring van het advies van de selectiecommissie (zie bijlage).
De selectieleidraad m.b.t. de studieopdracht werd goedgekeurd in de gemeenteraad van 21 oktober 2021 en het College van Burgemeester en Schepenen werd gemachtigd voor de verdere uitvoering.
Na goedkeuring door de gemeenteraad wordt het bestek overgemaakt aan de geselecteerde kandidaten en wordt hen gevraagd een offerte in te dienen. Op donderdag 31 maart 2022 om 10.00 uur wordt een plaatsbezoek georganiseerd met de stuurgroep en de kandidaten. Op het moment van indienen van een offerte (met schetsontwerp en visienota) worden kandidaten 'inschrijvers'.
De geselecteerde kandidaten dienen hun offerte in uiterlijk vrijdag 10 juni 2022 om 16:00 via e-tendering (georganiseerd door Veneco).
Voor de beoordeling van het schetsontwerp en de visienota doet gemeente Sint-Laureins een beroep op een beoordelingscommissie.
Op vrijdag 24 juni in de voormiddag licht elke inschrijver zijn schetsontwerp toe aan de beoordelingscommissie tijdens een presentatiemoment en gedurende 30 minuten. Na deze toelichting is er tijd voorbehouden om vragen te beantwoorden aan de beoordelingscommissie betreffende de ingediende offerte.
De beoordelingscommissie is als volgt samengesteld:
Andere deskundigen kunnen eveneens betrokken worden voor bijkomend advies. Leden van de stuurgroep kunnen jurering bijwonen en vragen stellen.
De beoordelingscommissie heeft in deze fase slechts een adviserende rol ten aanzien van gemeente Sint-Laureins als aanbestedende overheid. De bevindingen van de beoordelingscommissie worden genotuleerd in een verslag.
Dit gunningsverslag wordt tenslotte als advies voorgelegd en via collegebesluit wordt de opdracht m.b.t. de studieopdracht gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte.
Voorlopig document bestek kerk Watervliet: studieopdracht voor de nevenbestemming van de Onze-Lieve-Vrouw Hemelvaartkerk als toeristisch informatiepunt, tentoonstellingsruimte en polyvalente ruimte (voor lezingen en concerten) in bijlage.
De kredieten zijn in het meerjarenplan voorzien op de actie "A-09.01.02: Renovatie en nevenbestemmingen kerk Watervliet" onder beleidsitem "0790-01: Kerkbestuur Watervliet".
De voorzitter vraagt de stemming voor het agendapunt: "Bestek met het oog op de studieopdracht voor de nevenbestemming van de Onze-Lieve-Vrouw Hemelvaartkerk als toeristisch informatiepunt, tentoonstellingsruimte en polyvalente ruimte (voor lezingen en concerten) - Goedkeuring."
Art. 1- Het bestek kerk Watervliet met het oog op de de studieopdracht voor de nevenbestemming van de Onze-Lieve-Vrouw Hemelvaartkerk als toeristisch informatiepunt, tentoonstellingsruimte en polyvalente ruimte (voor lezingen en concerten) wordt goedgekeurd.
Er wordt een gemeentelijke vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van vzw Plattelandscentrum Meetjesland aangesteld.
Inkomende brief van Plattelandscentrum Meetjesland van 15 februari 2022 met de vraag om een vervangende mandataris voor de raad van bestuur te willen aanduiden.
Door de heer Carlos Bonamie, schepen, wordt een toelichting gegeven.
De gemeente Sint-Laureins is sinds de oprichting van Plattelandscentrum Meetjesland in 2022 één van de drie stichtende leden. Op 21 februari 2019 werd door de gemeenteraad 4 leden/bestuurders aangeduid.
Mevrouw Sylvie Bruyninckx is gemandateerd als bestuurder, maar zal vanaf 14 maart 2022 een arbeidsovereenkomst aan met het Plattelandscentrum. Omwille van deontologische redenen en het uitsluiten van mogelijks tegenstrijdige belangen, wordt aan de gemeenteraad gevraagd een vervangende mandataris aan te duiden.
Dirk Hoste wordt voorgesteld als vertegenwoordiger voor vzw Plattelandscentrum Meetjesland, ter vervanging van mevrouw Sylvie Bruyninckx.
De voorzitter vraagt de stemming voor het agendapunt: "Aanduiden vervanger als bestuurder binnen vzw Plattelandscentrum Meetjesland - Goedkeuring."
Art. 1- Er wordt kennisgenomen van het ontslag van mevrouw Sylvie Bruyinckx als bestuurder binnen het Plattelandscentrum Meetjesland.
Art. 2- Dirk Hoste, wonende te Moershoofdeweg 2 te 9980 Sint-Laureins wordt voorgedragen als tweede gemeentelijke vertegenwoordiger in de Algemene Vergadering en Raad van Bestuur van vzw Plattelandscentrum Meetjesland, ter vervanging van mevrouw Sylvie Bruyninckx.
De CD&V deelt mee:
Bij de voorstelling van het meerjarenplan werd door onze fractie de vraag gesteld ook een subsidiebedrag te voorzien voor de 2 goed draaiende wijkkermissen.
Dit zou bekeken worden door de bevoegde schepen.
Het agendapunt wordt toegelicht door CD&V-raadslid, dhr. Patrick De Greve.
Vraag:
Gelet op het feit dat het weer mogelijk is feesten te organiseren en de aanvragen voor feestelijkheden 3 maand op voorhand dienen aangevraagd te worden, is onze vraag: in hoeverre kunnen de wijkkermissen, zijnde De Comer en Rowabis, een beroep doen op subsidies?
Art. 1- De gemeenteraadsleden nemen kennis van het antwoord geformuleerd door schepen Claudine Bonamie op de vraag gesteld door de CD&V-fractie.
De CD&V-fractie deelt mee:
Er hebben al veel verhalen de ronde gedaan over de aanleg van een wandelbrug over de Boerekreek.
Het agendapunt wordt toegelicht door CD&V-raadslid, dht. Franky Cornelis.
Vraag:
Wat is de stand van zaken?
Art. 1- De gemeenteraadsleden nemen kennis van het antwoord, geformuleerd door schepen Carlos Bonamie op de vraag gesteld door de CD&V-fractie.
De CD&V-fractie deelt mee:
Tijdens de zomervakantie van 2021 had onze fractie de vraag gesteld om het wandelpad, verbinding tussen de Burgemeester Van De Keerestraat en Kloosterstraat te verharden. Er werd beloofd dit tegen het nieuwe schooljaar aan te pakken. Tot op heden zijn er nog geen aanpassingen/verbeteringen aangebracht. Bij de minste regenval blijft het water staan en op sommige plaatsen is het pad volledig weg en overgroeid met gras.
Het agendapunt wordt toegelicht door CD&V-raadslid, dhr. Patrick De Greve.
Voorstel:
Het wandelpad verbreden en verharden op een ecologische manier gezien het veelvuldig gebruik van zowel kinderen als volwassenen (te voet maar ook met fietsen, kinderwagens, rollators, …).
Art. 1- De gemeenteraadsleden nemen kennis van het antwoord geformuleerd door burgemeester Franki Van De Moere op de vraag gesteld door de CD&V-fractie.
De CD&V-fractie deelt mee:
In het verleden zijn reeds gesprekken geweest met de gemeente Kaprijke betreffende een verhuis van hun Technische Dienst naar onze gebouwen in de Sint-Jansstraat, wat uiteindelijk zou kunnen leiden naar een samenwerking vergelijkbaar met het milieupark.
Het agendapunt wordt toegelicht door CD&V-raadslid, dhr. Patrick De Greve.
Vraag:
Wat is de stand van zaken?
Art. 1- De gemeenteraadsleden nemen kennis van het antwoord geformuleerd door burgemeester Franki Van De Moere op de vraag gesteld door de CD&V-fractie.
De CD&V-fractie deelt mee:
Een paar maanden terug werden herstellingswerken uitgevoerd aan de zijbermen van de Goochelaarstraat. De aannemer heeft dat op een correcte manier uitgevoerd met de middelen die hij had.
Toch moeten we vaststellen dat alle herstellingen tot op heden niet het gewenste resultaat opleveren.
Het agendapunt wordt toegelicht door CD&V-raadslid, dhr. Franky Cornelis.
Vraag:
Kan hier, voor de veiligheid van zowel fietsers als automobilisten, een duurzame oplossing uitgewerkt worden?
Art. 1- De gemeenteraadsleden nemen kennis van het antwoord geformuleerd door burgemeester Franki Van De Moere op de vraag gesteld door de CD&V-fractie.
De voorzitter sluit de zitting op 17/03/2022 om 21:04.
Jan Roets
Voorzitter van de gemeenteraad